UN INGRANAGGIO DELICATO E FONDAMENTALE DELLA MACCHINA TLC.

È importante comprendere come è organizzata la squadra TLC e come ci si muove sul mercato. In questo articolo vi parliamo di Tiziana Quintavalle e Antonietta Cirulli, due figure chiave nella nostra organizzazione, fanno un lavoro di grande responsabilità, che richiede competenze, spirito di adattamento, forte motivazione, flessibilità. Potete immaginare quanto sia delicato e importante partecipare e vincere le gare. In pochi sanno come funziona il loro lavoro, scopriamolo in questa doppia intervista.

Intanto studi, dove avete lavorato prima di entrare in TLC e le vostre qualifiche.
Tiziana: appena diplomata sono entrata in Digital, dove mi occupavo della gestione dei contratti di servizi, e l’ho seguita nelle società di acquisizione, Compaq e HP, crescendo nell’ambito amministrativo, supporto vendite e gestione del cliente. Dopo più di vent’anni ho cercato nuove sfide, nel 2009 sono entrata con una nuova azienda nel mondo gare e dopo alcuni passaggi sono approdata in TLC.
Antonietta: mi sono diplomata a Roma e sono responsabile commerciale; con lo stesso ruolo, nel corso degli anni, ho lavorato presso alcune multinazionali (Procter & Gamble, Nixdorf Computer, Siemens Informatica, Compaq, HP Italiana, DXC, HP Enterprise) e negli ultimi 4 anni ho scelto di portare la mia esperienza ad aziende italiane specializzate in servizi ICT.

La capacità più importante nel vostro lavoro?
Tiziana: ritengo molto importante l’organizzazione, ogni gara ha una sua struttura, bisogna valutare bene i tempi. richiesti dalla documentazione e le tempistiche di realizzazione, può capitare che le quotazioni economiche arrivino all’ultimo secondo, è importante che il resto della documentazione sia pronto. Antonietta: portare nuove opportunità di vendita in azienda, secondo la capacità di gestione e di erogazione delle strutture interne e vincere gare pluriennali cercando di aumentare il fatturato con servizi aggiuntivi o progetti ad hoc per esigenze specifiche del cliente, fidelizzandolo.

Nel vostro lavoro si uniscono mansioni e competenze diverse, proviamo a raccontarle seguendo le fasi di una gara. Quali sono i passaggi iniziali?
Antonietta: la decisione di partecipare ad una gara pubblica richiede un’analisi del cliente e del contesto in cui opera, della componente economica (la base d’asta), della tipologia dei servizi richiesti, dei requisiti, della concorrenza. Va poi sviluppata una strategia aziendale per decidere ad esempio se occorre stringere un’alleanza con altri Operatori per quella specifica opportunità, definire le quote di partecipazione e le responsabilità. Vanno negoziati i costi con eventuali fornitori terzi, condivise le attività, evidenziate le criticità (ad esempio Livelli di Servizio stringenti).

E quelli finali?
Tiziana: gli step finali riguardano la produzione e firma della documentazione amministrativa, tecnica ed economica che si concludono con l’inoltro telematico. Ma in caso di vittoria ci sono ulteriori adempimenti prima della aggiudicazione definitiva, come la comprova dei requisiti, la garanzia fideiussoria definitiva etc.

Sono tanti i documenti che dovete preparare? La tempistica è sempre una sfida?
Antonietta: c’è sempre una parte di documentazione amministrativa di cui si occupa Tiziana. Se la gara è al prezzo più basso io sono responsabile dell’offerta economica, se l’aggiudicazione è all’offerta economicamente più vantaggiosa occorre presentare anche una relazione tecnica o progetto, secondo i parametri di gara. Alcune volte i tempi di risposta sono molto stretti e se non vengono concesse proroghe diventa sfidante riuscire a preparare tutto il materiale nei tempi accordati dal cliente.

Quali sono i vostri interlocutori interni e quali quelli esterni?
Tiziana: gli interlocutori interni sono tutti i colleghi dell’organizzazione TLC, in relazione alla tipologia di servizi richiesti possono essere coinvolti i referenti della Delivery, il Supporto Tecnico, la Logistica, l’Amministrazione, l’H.R., e per tutte le gare la Direzione Aziendale.

Antonietta: per gli esterni i clienti finali nelle figure dei Responsabili dei Sistemi Informativi e del Procurement, i partners, i Vendors, i Distributori, i competitors nel caso si decida di costituire un Raggruppamento Temporaneo di Impresa.

La parte o il momento che più vi piace del vostro lavoro?
Tiziana & Antonietta: naturalmente quando si vince! 😊

La parte più difficile?
Tiziana: l’attesa della verifica e della valutazione da parte della stazione appaltante.
Antonietta: diverse, soprattutto quando si è certi che parteciperanno concorrenti molto aggressivi dal punto di vista economico. Aggiungo che anche la preparazione può variare, le gare con un importo più elevato richiedono normalmente anche più di un mese e possono avere contenuti complessi da rappresentare.

In media in una gara quante aziende concorrenti ci sono?
Antonietta: il numero dei partecipanti varia molto, dipende dal cliente, dall’importo, dalla durata contrattuale, dalla tipologia di servizio richiesto.

A quante gare si partecipa ogni anno mediamente?
Antonietta: la partecipazione per il 2022 sarà di circa 50-60. L’analisi preventiva, la qualificazione e la decisione aziendale di partecipare o meno riguarderà circa 700 opportunità.